الاستعانة بمصادر خارجية لإدارة دفتر الأستاذ للمبيعات وإدارة الائتمان - التعامل مع الأمر وتعلم ما يجب فعله وما لا يجب فعله من www.thecreditagency.co.uk
كم عدد الشركات التي يمكن أن تقول إن جميع فواتيرها قد دفعت في أو قبل تاريخ استحقاقها ، وليس عليها ديون معدومة؟ تقول الإحصائيات ، عدد قليل جدا. الاحتمال هو أن عملك أيضًا يخسر فوائد المستويات الأعلى من رأس المال العامل.
عندما تفحص أي شركة تقارير ديونها طويلة الأمد أو "القديمة" ، فإن أول الأشياء التي تبحث عنها هي الديون المعدومة ، وعلى وجه الخصوص ، الديون التي مضى عليها أكثر من 90 يومًا. تعتبر هذه بشكل عام مجالات الاهتمام ، وبالتالي فهي بطبيعة الحال الحسابات التي يتم ملاحقتها أولاً للتحصيل. إن مطاردة الحسابات القديمة أولاً (حسب القيمة) هو بالفعل الإجراء الصحيح الذي يجب اتخاذه ، ولكن بالتأكيد سيكون من الأفضل منع وصول الحسابات إلى 90 يومًا أو 60 يومًا أو حتى يوم واحد متأخر في المقام الأول؟
في المرة القادمة التي تلقي فيها نظرة على تقرير الديون القديمة ، لا تنظر فقط إلى قيمة الحسابات التي يزيد عمرها عن 60 أو 90 يومًا ، ولكن احسب قيمة جميع الحسابات المتأخرة. فكر للحظة كم سيكون عملك أفضل إذا كانت هذه الأموال تحت تصرفك. ضع في اعتبارك ما يمكن أن يحققه عملك به.
ما لم تكن بيتًا للتمويل ، فأنت بالتأكيد لا تعمل في مجال إقراض المال ، فلماذا تترك شخصًا آخر يحتفظ بالمال الذي هو حق لك ويستفيد منه؟
لكن كيف أمنع حدوث دين أو دين قديم؟ السر هو ، ابدأ بمطاردة الدفع في وقت مبكر جدًا في دورة الائتمان وابدأ في بدء عمليات الائتمان حتى قبل اكتمال البيع!
دعونا ننظر إلى هذا عن كثب.
قبل إتمام البيع ، يجب عليك إجراء فحص ائتماني لعميلك (يعتمد على القيمة) ، خاصةً إذا كان جديدًا وكمية غير معروفة. إن منح أي شكل من أشكال الائتمان سيعرض عملك لمخاطر الائتمان (مثل السداد المتخلف) ، لذلك من الواضح أنه من مصلحتك أن تعرف من هو عميلك وما إذا كان لديه القدرة على دفع قيمة فاتورتك. (يمكنك معرفة المزيد حول قراءة التقارير الائتمانية ، ويمكنك طلبها على www.online-credit-reports.co.uk)
لذلك ، اكتملت عملية البيع الخاصة بك وأنت تعرف الآن من التحقق من الائتمان أن عميلك لديه بالتأكيد الوسائل لدفع فاتورتك. الآن كل ما عليك فعله هو جمع الأموال المستحقة!
كما ذكرنا سابقًا ، فإن أفضل طريقة لتقليل ديونك القديمة هي العمل في وقت مبكر من دورة الائتمان. هذا هو المكان الذي تأتي فيه خدمة إدارة ائتمان الاستعانة بمصادر خارجية خاصة بها حيث توجد المزيد من الخطوات المتضمنة في العملية ووقتك ثمين.
أولاً ، تحتاج إلى تأكيد أن عميلك قد استلم فاتورته في وقت مبكر من تاريخ الاستحقاق والتأكد مما إذا كان سيتم الاستعلام عن الفاتورة بأي شكل من الأشكال على الإطلاق. إذا تم طرح استعلام ، فقم بوضع علامة عليه في نظام إدارة دفتر الأستاذ للمبيعات الخاص بك. إذا كان هذا شيئًا لا يمكن تحقيقه في أنظمة المحاسبة الخاصة بك ، فهذا مؤشر بالفعل على أن عملك هو الذي قد يستفيد من الاستعانة بمصادر خارجية لوكالة التحصيل التي يمكنها ذلك.
من خلال وضع علامات على الاستعلامات / الأنشطة مقابل جميع الفواتير ، يمكنك بسهولة معرفة ما إذا كانت هناك أية مشكلات قد تؤدي إلى تأخير السداد أو عدمه ، وبالتالي تسليط الضوء على ما إذا كانت تحسينات العملية مطلوبة في مجالات أخرى من العمل. هذه أداة مفيدة لأي عمل!
في هذه المرحلة ، يمكنك أنت - أو مزود الاستعانة بمصادر خارجية - العمل على حل أي استفسارات ، أو إعادة إرسال نسخة من الوثائق (وبالتالي إزالة جميع الأعذار الصحيحة لعدم الدفع). بمجرد حل جميع الاستفسارات ، يمكن الحصول على التزام من العميل بخصوص موعد وكيفية دفع الفاتورة (ويمكن تذكيرهم بشروط الدفع). ينتج عن هذا مدفوعات أكثر توقيتًا عبر دفتر الأستاذ للمبيعات.
إذا قمت بالاستعانة بمصادر خارجية لهذه العملية ، فتذكر أن جودة الخدمة ستؤثر على سمعتك جيدًا أو سيئًا. من الأهمية بمكان اختيار مقدم الخدمة الذي يكون موظفيه مدربين تدريباً جيداً ، ويفضل أن يكون حاصلاً على مؤهلات معهد إدارة الائتمان ولديه المهارات المناسبة. سيقومون بعد ذلك بالاتصال بعملائك إما على أساس سري (باسمك) أو على أساس مفصح عنه. يتمثل الدور الوحيد لفريق التحصيل الجيد في الاتصال بعملائك ، والإبلاغ عن أي استفسارات ، والحصول على التزامات بالدفع. يمكن أن تكون النتائج رائعة إذا تم تنفيذها بأدب وحزم وكفاءة.
يعني التحصيل الفعال للأموال المستحقة لك أنه يتعين عليك الاعتماد بدرجة أقل على مصادر التمويل الخارجية. وهذا بدوره قد يمكّنك من التفاوض بشأن الخصومات مع مورديك لأنك الآن في وضع يسمح لك بالدفع لهم بسرعة أكبر. الاستعانة بمصادر خارجية لها فائدة إضافية أيضًا ، حيث تسمح بزيادة حجم فريق التحصيل الخاص بك أو تقليله