كان من المعتاد أن تكون أكبر الشركات متعددة الجنسيات فقط هي التي احتاجت إلى مسؤول الامتثال. اليوم ، من الحكمة أن تُكلف معظم الممارسات ، بغض النظر عن الحجم ، شخصًا ما داخل مؤسسته بمسؤولية مواكبة عملية الامتثال وإدارتها.
خذ على سبيل المثال قانون التوظيف الأوروبي الذي تم تقديمه خلال السنوات القليلة الماضية والذي غير وجه الشركات الأوروبية. تجد الشركات الصغيرة على وجه الخصوص أن النهج العرضي وغير الرسمي لقضايا التوظيف يمكن أن يؤدي الآن إلى غرامات قانونية ليس لها تأثير على الصحة المالية للشركة الفردية ويمكن ، دون الإجازة ، أن تؤدي مباشرة إلى الوفاة من شركة.
لا تتمتع الشركات الصغيرة والمتوسطة في كثير من الأحيان برفاهية تعيين مسؤول امتثال بدوام كامل ، وعلى الرغم من أن المؤسسات الكبيرة يمكنها تحمل تكاليف شخص مخصص ، إلا أنها تجد أنه مع مشكلات الامتثال التي تتكاثر ، فإن لدى مسؤول الامتثال الآن فريقًا وقسمًا ، وإذا لم يكن كذلك بالفعل ، فكيف قبل وقت طويل من أن يصبح الامتثال قسمة؟
بغض النظر عن الحجم ، فإن الخطوة الأولى في الامتثال لأي منظمة تتطلب منهم تحديد مجالات الامتثال التي تنطبق عليهم. يتم تقديم القواعد واللوائح شهريًا على المستوى المحلي والإقليمي والوطني والدولي ، والتي تغطي كل شيء من حماية البيانات وحرية المعلومات ، ومكافحة غسل الأموال إلى التحكم في النفايات البيئية ، والعلاقات العرقية إلى الصحة والسلامة ؛ مع عدم وجود دفاع عن الجهل ، هناك شرط على الشركات الفردية لمعرفة مسؤولياتهم ، والغرامات على أولئك الذين ينتظرون أن يتم إخبارهم.
بعد تحديد مجالات الامتثال ، تحتاج الشركة بعد ذلك إلى فهم ما يتعين عليهم القيام به لضمان امتثالهم. لقد أصبح من المتصور أنه مع حجم القص لقضايا الامتثال ، فإن الشركات التي يمكنها إظهار جهد حسن النية في الامتثال ، حتى عندما تقصر ، ستقلل من مخاطر الغرامات.
بعد تحديد وفهم قضايا الامتثال ، يحتاج مسؤول الامتثال إلى تحديد وتنفيذ السياسة ونشر المعلومات في جميع أنحاء المنظمة.
من المهم بالنسبة لمسؤول الامتثال ألا يصبحوا عن غير قصد رهانًا للشركة. لا يتردد كبار المديرين في تجاهل المذكرات الداخلية التي يتلقونها والتي تنصحهم بمسؤولياتهم. يحتاج مسؤولو الامتثال إلى تسليم رسائلهم صعودًا وهبوطًا في السلسلة الغذائية للشركة وتسجيل أن نصائحهم وتوجيهاتهم قد تم تلقيها وفهمها بشكل أكثر أهمية.
يتعين على مسؤول الامتثال تجنب أن يصبح كبش فداء للشركة. لن يحدث هذا من تلقاء نفسه ، فريق المبيعات الذي لديه تاريخ طويل من النجاح على الرغم من أن الموقف المريح تجاه البيع لن يتبنى عن طيب خاطر ممارسات جديدة ، وما سيرون أنه مقيدة ، ممارسات دون قتال. "لم أحصل على المذكرة" ، "لم أفهمها" ، "اعتقدت أنها تعني شيئًا آخر" ، "اعتقدت أن هذه مجرد إرشادات" من المحتمل أن تكون ردودًا على الأسهم ، جنبًا إلى جنب مع واحد أو اثنين من القديم أجهزة ضبط الوقت التي لا تعتقد أن مشكلات الامتثال تنطبق عليها. لقد كان رهانًا آمنًا لإلقاء اللوم على تكنولوجيا المعلومات ، اللوم أخذ الامتثال يأخذ مكانه بسرعة.
من الأدوات القيمة في مربع أدوات مسؤول الامتثال الاستبيان والاستبيان عبر الإنترنت.
يمكن للمسح عبر الإنترنت توصيل رسالة داخليًا إلى الفرد ؛ يمكن أن تكون مفيدة مثل المذكرة والتعليمية من خلال الرجوع إلى السياسة التفصيلية. الأهم من ذلك أنه يمكن أن يصبح سجلاً ذا قيمة للتسجيل الذاتي يؤكد أن المعلومات قد تم نشرها وفهمها بشكل صحيح.
يمكن أن يحقق سؤال مسح واحد كل هذه الأهداف في نفس الوقت.
خذ مثالا: -
هل تعلم أن المادة 45 من قانون الشركات (التدقيق والمحاسبة) لعام 2003 تفرض التزامًا على مديري بعض الشركات لإعداد بيانات عن امتثال شركاتهم لالتزاماتها ذات الصلة؟ (انقر هنا للحصول على ملخص لسياسة الشركة بشأن التزامات الإبلاغ عن الامتثال)
نعم
رقم
بالنسبة للمديرين الذين لم يقرؤوا السياسة ، سيعطي الاستطلاع فرصة لعرض سياسة الشركة عبر الإنترنت (باستخدام رابط HTML مباشر مضمن). في حالة إجابة المديرين بـ "لا" ، يعرف مسؤول الامتثال من الذي يجب استهدافه.
يسجل الاستطلاع أيضًا استجابة المدير وينقل المسؤولية بعيدًا عن مسؤول الامتثال إلى المدير الفردي حيث تبقى مسؤولية الشركة للوفاء بالتزامات الامتثال الخاصة بها.
يمكن أن يكون استخدام موقع ويب عبر الإنترنت مثل http://www.surveygalaxy.com حيث يمكن إدارة استطلاعات متعددة وتعديلها بسهولة وتحديثها وإعادة إصدارها على أساس دوري عبر الاستطلاعات عبر الإنترنت الخاصة بالمؤسسة هو التطبيق القاتل الخاص بضابط الامتثال.
من خلال الاستخدام المنتظم للاستطلاعات عبر الإنترنت ، سيكون مسؤول الامتثال في مقعد القيادة ، مما يؤدي إلى مشكلات الامتثال وليس ملاحقتها ، وليس فقط ci